Faktureringsmodulet fører en faktura fra ufaktureret tid til betalt, og holder styr på rykkere undervejs. Du finder det under Fakturering i sidebaren.
1. Opret fakturaen#
Fakturering → Opret faktura. Vælg den klient, fakturaen sendes til. Sagen er valgfri: uden sag bliver det en ren klientfaktura.
Linjer kan komme to steder fra:
Ufaktureret tid. Levano henter de tidsregistreringer, der endnu ikke er faktureret, og du vælger, hvad der skal med.
Manuelle linjer. Skriv beløb og tekst selv, for eksempel udlæg og gebyrer.
Linjerne kan omarrangeres og rettes, så længe fakturaen er en kladde.
Tjek klientens land. Har klienten intet land på sig, behandles fakturaen som dansk og pålægges 25 % moms. Er klienten i udlandet, skal landet udfyldes på klienten først.
2. Godkend#
Godkendelse er et mellemtrin, ikke afsendelsen. Fakturaen låses og gøres klar, men klienten har ikke set noget endnu. Kun kladder kan redigeres, så ret alt, før du godkender.
Bruger I e-conomic, skal fakturaen som standard bogføres, før den kan sendes. En godkendt, ubogført faktura bliver stående, indtil bogføringen er gennemført. Indstillingen kan slås fra under e-conomic-forbindelsen, hvis I hellere vil sende først og bogføre bagefter.
3. Send#
Send faktura sender den til klienten gennem klientportalen eller på e-mail og markerer den som sendt. Først derfra kan fakturaen modtage betalinger.
4. Betalinger og status#
Registrér betalinger på fakturaen, efterhånden som de kommer ind. Statussen følger med af sig selv:
Status | Betyder |
Kladde | Endnu ikke en fordring. Kan redigeres |
Godkendt | Låst og klar, ikke sendt |
Sendt | Hos klienten, intet betalt endnu |
Delvist betalt | En del af beløbet er registreret |
Forfalden | Forfaldsdato passeret, stadig ubetalt |
Betalt | Fuldt udlignet |
Annulleret og krediteret er endestationer, som betalinger ikke flytter på.
5. Rykkere og inkasso#
Auto-rykker sender rykkere til debitor efter forfald i en fast kadence, og statussen viser, hvor i forløbet fakturaen er: rykkere aktive, inkassovarsel sendt, overgivet til inkasso, betalt for sent eller afskrevet.
Er der en aftale i gang med klienten, kan du sætte rykkerne på pause på den enkelte faktura og genoptage dem bagefter.
6. Kreditnota#
Skal en allerede sendt faktura trækkes tilbage, opretter du en kreditnota. Den udligner det fulde beløb, og de tilknyttede tidsregistreringer frigives, så de kan faktureres igen. Slet ikke fakturaen: kreditnotaen er sporet, revisor skal kunne følge.
Flere fakturaer på én gang#
Fra listen kan du markere flere fakturaer og:
sende dem samlet. Kun kladder og godkendte sendes
markere dem som betalt
sende en rykker på alle de valgte
Listen kan filtreres på kladde, sendt, forfalden og betalt, så de fire bunker er ét klik væk.
Kom videre#
Ser et beløb forkert ud, så start med linjerne og klientens land, før du krediterer. Er noget stadig galt, så skriv til support med fakturanummeret. Adressen ligger i hjælpepanelet i toppen af skærmen.