Underskriftsmodulet sender et dokument til digital underskrift, holder styr på hvem der mangler, og forsegler resultatet med et bevis, der kan holde i retten. Du finder det under Underskrifter i sidebaren.
1. Opret forløbet#
Underskrifter → Opret forløb. Giv det en titel, og knyt det til en sag, hvis det hører til en.
Rækkefølgen derfra er: upload PDF → AI-analyse → modtagere → felter → send.
Dokumentet kan komme tre steder fra:
en PDF du lægger op
et dokument fra biblioteket
et udkast fra dokument-udkast, hvis I har det modul
AI-analysen læser dokumentet igennem og foreslår, hvor signaturfelterne hører hjemme. Forslag, ikke facit: gennemgå dem, før du sender.
2. Tilføj modtagere og vælg identitet#
Mindst én modtager. Invitationen sendes altid på e-mail. Det er levering, ikke identitet, og de to skal ikke forveksles.
Identiteten vælger du selv:
Metode | Hvad modtageren gør |
MitID | Logger ind med MitID, før dokumentet kan underskrives |
SMS-kode | Får en engangskode på det telefonnummer, I har angivet |
Til selskabsdokumenter skal du typisk bruge MitID. Ved stiftelse, generalforsamling og lignende kræver Erhvervsstyrelsen normalt MitID-baseret signering. Har ingen modtager MitID på sig, advarer Levano, før du sender.
Underskriverne kan sættes i rækkefølge, så den næste først får sin invitation, når den forrige er færdig.
Husk at placere mindst ét signaturfelt for hver underskriver. Uden det kan forløbet ikke sendes.
3. Send og følg med#
Forløbet har en status hele vejen:
kladde → sendt → delvist underskrevet → fuldført
Det kan også ende som afvist, udløbet eller annulleret. Afviser en underskriver, sættes forløbet på pause, og du får besked med begrundelsen.
Mens forløbet kører, kan du:
sende en påmindelse til den, der mangler
rette en modtagers e-mail, hvis den var forkert. Det gamle link bliver ugyldigt, og der sendes en ny invitation
forlænge udløbsdatoen
rette beskeden til modtagerne
annullere forløbet
Alle handlinger lander i revisionssporet.
4. Det færdige bevis#
Når alle har skrevet under, forsegler Levano dokumentet:
den endelige PDF får en kryptografisk SHA-256-hash, så det kan bevises, at indholdet ikke er ændret efter underskrift
et audit-certifikat lægges ind på de sidste sider med tidsstempel, IP og verifikationsmetode for hver underskrift
der findes en offentlig verifikationsside, som kan deles med hvem som helst. Den viser kun ægthedsbeviset, ikke selve dokumentets indhold til fri afbenyttelse
Både du og modtageren får besked, og den forseglede PDF kan hentes fra forløbet.
Godt at vide#
SMS-koder koster penge. Forbruget pr. måned ligger under Underskrifter → SMS-forbrug.
Sletter du et forløb, forsvinder det fra listen, men bevismaterialet bevares.
Webhooks kan sættes op, hvis I vil have hændelser videre til et andet system. Nøglen vises kun én gang.
Kom videre#
Går et forløb i stå hos en bestemt underskriver, så tjek først status på modtageren og send en påmindelse. Hjælper det ikke, så skriv til support med forløbets titel. Adressen ligger i hjælpepanelet i toppen af skærmen.